법인카드 관리 및 사용지침

법인카드 관리 및 사용지침  ❚

제정 2006. 1. 1

개정 2007.11. 1

2010. 6. 1

2013. 1. 1

2015. 7. 1

2015.12. 1

2016.11. 1

2018. 1.19

2018. 4.17

2018. 9.21

2019. 5.24

2020. 5. 6

2020. 8.26

제1조(목적) 이 지침은 국토연구원(이하 “연구원”이라 한다)의 법인신용카드(이하 “카드”라 한다)의 관리 및 사용에 관한 기준 등을 정함으로써 카드의 적정사용으로 예산집행의 투명성제고와 도덕적 해이를 방지함을 목적으로 한다.

제2조(카드의 관리) ① 카드의 관리부서는 총괄부서(재무회계팀)와 사용부서로 구분한다.

② 총괄부서는 회계업무를 담당하는 부서로 하며, 사용부서는 총괄부서로부터 카드를 배부 받아 사용하는 부서를 말한다.

③ 총괄부서는 카드의 발급 신청, 카드의 배부기준의 설정 및 사용부서에의 배부, 기관카드의 총괄관리, 기타 카드관리 및 사용에 필요한 사항 등을 담당한다.

④ 사용부서는 총괄부서에서 규정한 카드 보관, 관리, 사용에 필요한 사항을 준수하여야 하며, 총괄부서는 법인카드 사용자를 대상으로 부당사용방지에 대한 교육을 실시하고, 신규직원에 대해서는 신규임용 시 교육을 실시한다.

⑤ 총괄부서로부터 카드를 배부 받은 사용부서의 장(각 본부장 및 단장)을 카드관리책임자라 한다. 사용부서의 장이 각각 카드관리자를 지정하여 카드관리에 필요한 사항을 담당하게 할 수 있다.

⑥ 관리책임자는 해당부서에 발급된 카드가 다음 각 호의 변동내역이 발생 시에는 카드 발급·반납신청서(별첨 제1호)와 함께 총괄부서로 통보하여야 한다.

1. 휴직, 복직 및 퇴직

2. 파견 및 교육훈련

3. 기타 카드의 훼손·분실 등

⑦ 총괄부서는 법인카드 발급, 배부, 회수, 폐기에 대한 내역을 카드관리대장(별포 제2호)에 기록하여야 한다.

제3조(카드의 발급 및 배부) ① 총괄부서의 장은 「클린카드」를 발부받아, 사용부서의 장이 요청할 경우 그 타당성을 검토하여 배부한다.

② 물품 및 도서구입 관련 카드를 다음 각 호에 따라 담당부서에 지급한다.

1. 항공료, 주유 및 물품구입카드 : 총무관리팀

2. 도서구입카드 : 지식관리팀

3. 본부공용 음료 및 다과구매 온라인 몰  전용카드 : 각 본부(실·센터)

③ 카드를 사용하고자 하는 직원은 카드 발급·반납신청서(별첨 제1호)를 작성하여 해당 부서장의 승인을 받아 총괄부서에 신청하여야 한다. 단, 국내외파견자(교육훈련·연구연가자 포함)에 대한 카드 배부는 원칙적으로 금지하고 현저한 필요성이 인정되는 경우에 한하여 원장의 승인을 얻어 예외적으로 배부할 수 있다.

④ 카드사용자는 카드의 보유 목적이 소명되는 즉시 카드 발급·반납신청서(별첨 1호)와 함께 총괄부서로 반납하여야 한다.

⑤ 카드를 분실한 경우에 카드사용자는 카드회사에 지체없이 이를 신고하고 사용부서 카드관리책임자 및 총괄부서 관리책임자에게 이를 보고 또는 통보하여야 한다.

⑥ 카드의 재발급 또는 추가발급을 받고자 하는 경우에는 사용부서장의 신청에 의해 총괄부서의 장이 카드회사에 발급 신청을 한다.

제4조(카드의 사용) ① 카드는 예산편성목적 수행에 필요한 범위 내에서 본 지침에 정해진 절차를 거쳐 사용하여야 한다.

② 예산집행의 투명성을 제고할 수 있거나 간편하게 처리할 수 있는 경우에는 원칙적으로 다른 규정이나 지침에 위배되지 않는 범위 내에서 카드를 사용하여야 한다.

③ 카드를 사용하고자 하는 자는 위임전결규칙에 따라 용도, 금액 등에 대한 사전결재를 받아 사용함을 원칙으로 한다. 다만, 불가피한 사유로 사전결재가 불가능 할 경우에는 최단기간 내 사후결재를 득하여야 한다.

④ 동일 업소에서 동일시간 대에 사용한 카드 대금을 분할하여 결재하여서는 아니 된다. 다만, 여러 건의 회의가 동일업소 및 시간 내에 있은 것이 명확할 경우에는 그러하지 아니한다.

⑤ 담당업무 특성상 카드를 빈발하게 사용하여야 하거나, 사용기간이 일정하지 않은 경우에는 사용부서장의 승인을 받아 카드를 일정기간 소지할 수 있다.

⑥ 법인카드의 사용 시 카드매출전표에는 해당 실명이나 연구원 등 사용자를 알 수 없는 서명 대신 카드사용자가 직접 자신의 이름 또는 서명을 하여야 한다.

⑦ 법인카드로 사용한 경비는 업무관련성이 객관적으로 인정되는 경우를 제외하고는 토·일, 공휴일 및 비근무일에 사용을 금한다. 다만, 불가피하게 사용한 경우에는 법인카드 공휴일(비근무일) 사유서(별첨 제3호)를 작성하여 관리책임자의 확인을 필한 후 총괄부서에 제출한다.

⑧ 제⑥항과 관련하여 법인카드 사용 전자 매출전표에 사용자의 실명이 전자적으로 표시되어 있을 경우 사용자가 서명한 적격 증빙서류로 본다.

제5조(사용의 제한) ① 카드 사용자는 아래 각 호의 업소에서 카드를 사용하여서는 아니 된다.

1. 주점 등 : 일반주점, 단란주점(룸살롱, 요정 등), 무도유흥주점(나이트클럽, 캬바레, 카페 등), 주점, 칵테일바, 호프집, 맥주홀, 스넥칵테일, 유흥기타 등 술이 주가되는 업소, 단 커피전문점은 사전에 기안한 회의 개최 계획서가 있는 경우에 한하여 1인당 음료대 범위 내에서 허용

2. 미용/대인서비스 : 이용원, 이발소, 미장원, 미용실, 안마시술소, 사우나, 목욕탕, 피부미용실, 발마사지, 성인용품점, 기타 대인서비스

3. 문화/스포츠 : 카지노, 도박장, 복권방, 오락실, 당구장, 실내골프장, 실외골프장, 총포류 판매, 영화관, 놀이공원, 스키장, 레포츠클럽, 레저업소 등

4. 운송/교통업 : 택시

5. 기타 부정당하다고 인정되는 업소 : 면세점 등

② 카드 사용자는 아래 각 호의 물품의 구매 시 카드를 사용해서는 안된다.

1. 금, 은, 보석 등 귀금속류

2. 양주 등 주류

3. 골프화, 골프가방, 골프공 등 골프용품

4. 영양제, 비타민제 등 건강보조식품

5. 향수, 선글라스 등 고급화장품 및 액세서리류

6. 기타 부정당하다고 인정되는 물품

③ 카드 사용자는 현금에 준하는 상품권 또는 고가의 선물 등을 구입하였을 경우에는 구매 및 배부내역을 별도로 제출하여야 한다.

④ 카드 사용자가 회의장소와 상이한 권역에서 식비 등을 지출하는 경우에는 사유를 별도로 명기하여야 한다.

⑤ 카드 사용자가 업무상 필요에 의해 비근무일에 사용하는 경우에는 주된 상대방의 소속·성명 및 사유를 증빙서류에 명기하여야 한다.

⑥ 카드를 개인적인 용도로 사용하여서는 아니 된다.

⑦ 카드를 23:00부터 06:00사이에 사용하여서는 아니 된다.

⑧ 카드를 타인에게 대여하여서는 아니 된다.

⑨ 총괄부서에는 제1항 및 제5항 규정의 실효성 확보를 위해 카드회사와 협의하여 사용차단 등 필요한 조치를 취해야 한다.

제6조(대금의 결제) ① 카드 사용자는 카드사용 후 업무일 기준 5일 이내에 기본 결재문서, 카드매출전표 등 관련 서류(전자결재시스템 전자파일 및 출력물 포함)를 첨부하여 회계 부서에 대금 결제를 위한 조치를 취하여야 한다. 다만, 장기출장 및 행사, 기타 불가피한 경우에는 업무일 기준 15일 이내에서 초과할 수 있다.

② 회계부서에서는 사용부서에서 제출한 관련서류의 검토, 사용기준 및 용도, 사용제한 위반유무 확인, 제3항에 의한 감사담당부서의 검토이행 여부 등 필요한 검토·확인을 거쳐 대금결제를 위한 절차를 이행한다.

③ 회계 및 감사 부서의 장은 제2항에 의한 검토 결과 대금결제 절차를 진행하지 못할 사유가 있을 경우 즉시 보완을 요청하여야 한다.

제7조(법인카드 집행대금의 결재) ① 업무추진비를 집행하고자 하는 경우에는 집행목적·일시·장소·집행대상(회의참석자의 성명, 소속 및 직위 등) 등을 증빙서류에 기재하여 사용용도를 명확히 하여야 하며, 건당 50만원 이상의 경우에는 참석자의 소속 및 성명을 증빙서류에 반드시 기재하여야 한다. (별첨 제4호 업무추진비 집행내역서)

② 특근매식비를 집행하고자 하는 경우에는 1인당 단가를 준수하여 집행하여야 하고 집행 시 특근매식비 집행내역서(별첨 제5호)를 제출하여야 한다.

③ 부서운영비를 집행하고자 하는 경우에는 1인당 단가를 준수하여 집행하여야 하고 집행 시 부서운영비 집행내역서(별첨 제6호)를 제출하여야 한다.

④ ①∼③항에 따른 관련서류를 전산시스템을 이용하여 전자기록물로 생산한 후 정보 보존장치에 보존하는 경우에는 실물 서류를 별도로 비치·기장하지 아니할 수 있다.

제8조(미정산 시 조치사항) 카드사용 후 제6조 제1항 내지 제2항에 의한 정산절차이행을 지연할 경우 총괄부서는 일정기간 당해카드의 사용정지(회수)를 위한 조치를 취할 수 있다.(카드회수 기간은 별첨 제7호와 같다.)

별첨 제1호 법인카드 반납신청서를 작성하여 법인카드와 함께 총괄부서로 반납하여야 한다.

제9조(카드사용금액의 환수 및 제재조치) ① 회계담당부서는 법인카드 사용 상시점검을 실시하여 부적정 사용 여부를 점검하고, 부적정 사용으로 판단한 건에 대해 관련 사실을 원장에게 보고하고 감사 담당부서 또는 감사에게 통보하여야 한다.

② 카드 사용자가 본 지침 또는 기타 관련규정을 위반하여 카드를 부정하게 사용한 경우 총괄부서에서는 관련 사실을 원장에게 보고하고 감사담당부서 또는 감사에게 통보하여야 한다.

③ 감사담당부서 또는 감사는 통보 받은 내용을 검토하여 필요한 경우 다음 각 호와 같이 카드사용대금 회수 및 징계 등 조치를 취하여야 한다.

1. 과실이 크고 고의성이 있으며, 비위정도가 심한 경우 : 사용금액 회수 및 징계

2. 위반건수가 년 3회 이상인 경우 : 사용금액 회수 및 주의 또는 경고

3. 1호 내지 2호에 해당되지 않으나 부정당하게 사용하는 경우 : 사용금액 회수 및 주의 교육

④ 카드사용대금을 환수할 경우 카드 사용자 및 관련 결재권자가 연대하여 책임을 진다.

제10조(개인카드의 사용금지) 모든 예산의 집행은 법인신용카드에 의하며, 개인카드의 집행은 금지한다.

제11조(법인카드 포인트의 수입 처리 및 사용) ① 법인카드(복지카드 포함) 사용으로 발생한 포인트 등의 수입금은 기타수입으로 처리하고, 당해연도에 불우이웃돕기 등 기부금으로 사용할 수 있다. 단, 온라인상에서 발생한 포인트는  상품권 신청 수령 후 연구원 공식행사 경품으로 활용한다.

② 수입처리(기타수입) 한 포인트는 자체수입 편성에 따른 예산 범위 내 에서 활용한다.

부   칙

이 지침은 2006년 1월 1일부터 시행한다.

부   칙

이 지침은 2007년 11월 1일부터 시행한다.

부   칙

이 지침은 2010년 6월 1일부터 시행한다.

부   칙

이 지침은 2013년 1월 1일부터 시행한다.

부   칙

이 지침은 2015년 7월 1일부터 시행한다.

부   칙

이 지침은 2015년 12월 1일부터 시행한다.

부   칙

이 지침은 2016년 11월 1일부터 시행한다.

부   칙

이 지침은 2018년 1월 19일부터 시행한다.

부   칙

이 지침은 2018년 4월 17일부터 시행한다.

부   칙

이 지침은 2018년 9월 21일부터 시행한다.

부   칙

이 지침은 2019년 6월 1일부터 시행한다.

부   칙

이 지침은 2020년 5월 6일부터 시행한다.

부   칙

이 지침은 2020년 8월 26일부터 시행한다.

<별표 제1호>

법인카드 발급·반납 신청서

신청부서명
신청종류	□ 발급 □ 반납
발급·반납카드번호
카드사용기간	20 년 월 일 ~ 20 년 월 일
카드발급·반납사유
※ 유의사항 발급된 법인카드의 경우 뒷면에 사용책임자의 서명을 반드시 하여야 합니다. 법인카드 분실시 사용책임자는 카드사에 직접 분실신고를 하시고 관련 사항을 관리부서(재무담당부서)에 통보하여 주시기 바랍니다. 신속한 분실신고를 하지 않은 경우 발생되는 모든 사안에 대해서는 사용책임자가 책임을 다하여야 합니다. 법인카드사용지급 신청서는 10일 이내에 재무회계팀에 제출하여야 합니다. 제출지연이나 미제출에 따라 발생되는 모든 사안에 대해서는 사용책임자가 책임을 다하여야 합니다. 붙임 : 「법인카드 사용관리 지침」1부.
위 법인카드의 (발급·반납)을 신청하오니 처리하여 주시기 바랍니다. 신청일자 : 20 . . 사용책임자 : (인) (부서장)관리책임자 : (인)

<별첨 제2호>

법인카드 관리대장

카드번호	사용부서	사용 책임자	발급일	반납일	확인(안)		비고
					발급	반납

<별첨 제3호>

법인카드 공휴일(비근무일) 사용사유서
부서명
사업명
사용카드번호
사용금액
일시 및 장소
참석자	원내
	원외	(소속 및 성명)
사유
법인카드 관리 및 사용지침 제4조 ⑦항에 의거하여 사유서를 제출합니다. 201 . . . 사 용 자 : (인) 관리책임자 : (인)

<별첨 제4호>

업무추진비 집행내역서
부서명
사업명
사용카드번호
사용금액
일시 및 장소
참석자	원내
	원외	(소속 및 성명)
사용용도 (회의시 회의내용 등)

※ 유의사항

참석자란에는 내부 및 외부참석자 전원의 실명 및 소속/직위(외부)를 필히 기재

<별첨 제5호>

특근매식비 집행내역서
부서명
사업명
사용카드번호
사용금액
일시 및 장소
참석자	( 명)
영수증 첨부

※ 유의사항

특근매식비 지급 단가

참석자란은 전원 실명으로 기재

<별첨 제6호>

부서운영비 집행내역서
부서명
사용카드번호
사용금액
일시 및 장소
참석자	원내
	원외	(소속 및 성명)
사용목적

※ 유의사항

참석자란에는 내부 및 외부참석자 전원의 실명 및 소속/직위(외부)를 필히 기재

<별첨 제7호>

법인카드 회수 기준

정산 지연 기간	카드 회수 기간	비고
15일 초과 20일 이내	7일 회수	회수일은 공휴일 포함
20일 초과 30일 이내	14일 회수
30일 초과	21일 회수

※ 법인카드 대금 결제일 기준으로 지연기간 산정