제23차 EAROPH 세계대회

행사 대행

- 과 업 지 시 서(안) -

2012. 04

〔 차 례 〕

I. 과업의 개요	1

Ⅱ. 과업의 주요내용	2

Ⅲ. 과업수행지침	4

Ⅳ. 보고	7

Ⅰ		과업의 개요

1. 과업명

◦ 『제23차 EAROPH 세계대회 행사 대행』

2. 과업의 목적

◦ 제23차 EAROPH 세계대회의 성공적 개최를 통해 동 행사 개최를 통해 녹색도시의 지속가능한 발전을 위한 아시아태평양지역 국가의 추진 사례 및 연구 성과를 공유

◦ 이를 통해 한국의 녹색도시 관련 개발경험과 산업, 기술, 연구 성과, 문화 등을 홍보하여 해외시장 개척 통로 확보와 국가발전에 기여하고, 보다 실질적ㆍ효과적인 초국가적 연계ㆍ협력 사업 추진의 전기 마련

◦ 아울러 국내외 유관기관 및 전문가 간 보다 발전적인 학술 및 정책 네트워크 구축 기회 제공

3. 과업기간 및 용역비

◦ 과 업 기 간 : 계약일 ~ 2012. 12.31

◦ 설계금액 : ￦85,000,000/ 부가가치세 포함

※ 전체사업 추정소요예산 ￦350,000,000/ 부가가치세 포함

Ⅱ		과업의 주요내용

1. 행사 기획 및 운영

1) 행사 세부계획 수립

2) 추진현황 중간보고

3) 체크리스트 작성

4) 현장 진행 시나리오 작성

2. 회의장 및 부대시설 준비

1) Mayor’s Caucus 및 학술회의 준비

- 본회의장 및 학술회의장 시설․장비 배치 및 안전점검

2) VIP 대기실(1실) 대기 장소

3) 인터넷 라운지 조성

4) Coffee break 장소 설치

3. 초청 및 등록

1) 초청 및 등록 계획 수립․운영

2) 학술회의 논문 접수

3) Mayor’s Caucus 발표문 접수

4) 등록데스크 설치 등 현장등록 계획 수립

5) 숙박 및 교통 정보 제공

6) 현장 참가자 관리

4. 홍보

1) 홍보 실시 계획 수립

2) 학술회의 자료집 제작, 배부

3) 웹사이트 관리 및 업데이트

4) 홍보물 제작 (홍보 리플렛, 포스터, 배너 등)

5) 행사장 내외 시설표시물 및 유도사인물 설치

5. 수송

1) 참가자 수송 및 시티투어 세부계획 수립

2) 시티투어 장소 및 루트 사전 점검

3) 수송차량 확보 및 예비차량 준비

6. 오․ 만찬 계획

1) 오․만찬장 마련

2) 문화공연 계획 수립 및 업체․공연자 섭외

7. 동시통역 관련

1) 동시통역사 섭외

2) 동시통역 부스, 수신기 및 기타 부대시설 준비

8. 숙박

1) 숙박 계획 수립 및 호텔 블로킹

2) 숙박 예약 접수 및 관리

9. 의전

1) 의전인력 확보 및 사전교육 계획 및 운영

2) Mayors’Caucus, 학술회의 발표자 일정 파악 관리

10. 관광

1) 현장견학 프로그램 참가 접수 및 운영

2) 참가자 및 동반자 참가 접수 및 프로그램 운영

11. 인력관리

1) 행사기획 인력 및 행사보조요원 확보

2) 행사 투입 인력을 위한 교육 실시

12. 행사결과 보고

1) 행사 전 과정 사진촬영

- 본회의, 부대행사별 사진첩 CD 제작

2) 행사종합 결과보고서 작성

- 참가자, 회의내용, 성과 등

Ⅲ		과업 수행지침

1. 일반지침

◦ 본 과업수행지침은『제23차 EAROPH 세계대회 행사 대행』 용역과업을 원활히 수행하기 위하여 필요한 사항을 규정하며, 이에 명시되지 아니한 사항은 발주기관과 협의하여 시행한다.

◦ 본 과업수행에 참여하는 전문인력은 관계분야에 대한 전문적 지식과 경험이 풍부한 자로 구성하여 합리적이고 효율적으로 과업이 수행될 수 있도록 한다.

◦ 과업수행계획서에서 참여하기로 한 당초 과업책임자 및 참여자는 본 과업 완료시까지 원칙적으로 변경할 수 없다. 다만, 변경이 불가피할 경우에는 당초 과업책임자 및 참여자와 동등하거나 그 이상인 자로서 발주처의 사전승인을 득하여야 한다.

◦ 과업수행자는 발주기관의 요청이 있을 경우 과업과 관련한 각종회의에 참석하여야 한다.

◦ 과업수행 중 부득이한 사유로 당초 공정대로 용역시행이 어려울 때에는 발주기관과 협의하여야 하며, 그 사유가 타당하다고 발주기관이 인정하는 때에는 과업내용과 기간을 조정할 수 있다.

◦ 과업수행자는 계약서에 명시된 이외의 기관에게 과업내용을 하도급 할 수 없다. 다만 부득이한 경우에는 발주처와 협의하여 시행한다.

◦ 과업수행 시 세부과업내용, 추진일정 및 추진방법 등에 대하여 발주처와 사전에 긴밀히 협의한 후 수행하여야 한다.

◦ 본 용역 완료 후에라도 성과품의 보완 및 관련 자료 작성지원 등이 필요한 경우 과업수행자는 이를 수행하여야 하며, 과업수행 중 감사로 인한 처분결정 등이 있을 시는 이에 따라야 한다.

◦ 본 과업은 계약즉시 과업에 착수하여야 하며, 계약체결 후 7일 이내에 착수계를 제출하고, 1개월 이내에 과업수행계획을 포함한 착수보고서를 제출하여야 한다.

◦ 본 과업지시서에 명시되지 않은 사항이라도 필요하다고 인정되는 경미한 사항은 수급자가 수행하도록 한다.

◦ 본 과업의 수행시 자료수집 등 행정지원이 필요할 경우에는 발주기관과 협의하여 추진한다.

◦ 경비항목에 대해서는 실제 투입한 결과에 따라 예산범위 내에서 정산한다.

2. 용역변경 및 중지 등

◦ 과업기간 중 발주처의 사정으로 인하여 과업의 내용(과업범위, 과업기간 등)이 변경되거나 불가항력으로 업무수행이 불가능한 경우에는 상호 협의하여 변경할 수 있다.

◦ 수급자의 귀착사유가 아닌 중대한 사유로 용역의 계속적인 추진이 불가하다고 판단될 경우 발주처는 수급자와 합의 후 용역중지 할 수 있다.

3. 보안사항

◦ 과업수행자의 대표자는 본 연구원에서 규정하는 소정의 서식에 의거 자필로 서명한 보안각서를 제출하고, 과업참여자에 대하여도 같은 방법으로 대표자의 책임 하에 보안각서를 청구하여 과업 착수와 동시에 제출하여야 한다.

◦ 과업성과품은 발주처와 협의하여 내용의 중요도에 따라 비밀 또는 대외비로 분류‧관리하여야 하며, 인쇄 시에는 정부 비밀 취급이 인가된 업체에서 인쇄하는 등 보안 관계 제규정을 준수하여야 한다.

◦ 과업의 내용이 외부에 유출될 경우 물의를 일으킬 가능성이 있는 성과품 작업 시에는 참여 인원을 최소화하되 정규 직원에 한하여 업무를 수행하게 해야 한다.

◦ 모든 관계서류와 자료들을 본 과업이외의 목적을 위하여 사용하지 않으며, 발주처의 사전 서면동의 없이 타인에게 제공하거나 대여하지 않는다.

◦ 과업 참여자가 교체될 시에는 인수‧인계를 철저히 하고 발주처의 확인을 받고 보안각서를 제출하여야 한다.

◦ 본 과업은 정부의 보안관계 법규에서 정하는 바에 따라 수행하여야 하며, 수급인의 과실이나 부주의로 인하여 발생한 손해에 대하여는 책임을 져야 한다.

4. 기타사항

◦ 본 과업지시서의 용어 해석상에 차이가 있을 경우에는 발주처와 계약상대자가 상호 협의하여 결정하여야 한다.

◦ 기타 사항은 관계규정이 정하는 바에 따라 발주처와 협의 조정하되, 조정이 되지 않을 경우 발주처의 지시를 따르도록 한다.

Ⅳ		보고

구분	제출시기	비고
착수보고	과업수행계획 내용을 정리하여 계약 후 1개월 이내에 보고 및 검토
중간보고	계약 후 4개월 이내에 과업의 중간결과를 보고 및 검토
최종보고	과업의 최종연구결과를 작성하여 과업종료 20일 이전에 보고 및 검토
공정보고	본 과업의 현재 추진공정 및 향후계획을 구체적으로 작성하여 매월 첫째 수요일에 서면 또는 직접 제출
수시보고	본 과업의 추진상황이나 연구결과에 대하여 발주기관의 요구가 있을 때에는 수시로 보고 과업수행일정상 보고회 일정이 있을 때에는 1주전에 별도로 보고